¿Su resolución de año nuevo incluye la reorganización de sus datos? ¡Táchelo de la lista ahora mismo!

por Elizabeth Thede, directora de ventas de dtSearch Organizar sus datos para que pueda localizar rápidamente lo que está buscando es una gran idea para el Año Nuevo, tan pronto como haya 60 horas en cada día en lugar de 24. En el mundo real, descargar un motor de búsqueda es una forma más realista opción para buscar datos. Internet no está organizado, pero puedes encontrar instantáneamente lo que buscas utilizando un motor de búsqueda en línea.
El mismo concepto también funciona para tus propios datos. Un motor de búsqueda puede buscar instantáneamente terabytes de sus documentos, correos electrónicos, datos en línea, etc. ejecutándose en una PC individual, en una red, en un servidor web "local" o en una plataforma remota como Microsoft Azure o AWS. < br> Un motor de búsqueda le permite buscar instantáneamente en grandes cantidades de datos de texto completo y metadatos porque primero crea un índice de búsqueda. La construcción de ese índice no requiere ningún esfuerzo de su parte. Simplemente apunte a los directorios relevantes y similares que desee indexar, y la aplicación hará el resto.
No es necesario ni siquiera decirle al motor de búsqueda en qué formato están sus datos; reconoce automáticamente formatos de archivo populares como PDF, HTML, XML, Microsoft Word, Excel, Access, PowerPoint, OneNote, etc. La aplicación también buscará automáticamente en archivos ZIP y RAR. El motor de búsqueda también puede indexar correos electrónicos junto con el texto completo de los archivos adjuntos, incluso archivos adjuntos anidados.
Por ejemplo, si tiene un correo electrónico con un archivo ZIP adjunto que contiene un archivo de Word con una hoja de cálculo de Excel incrustada dentro del archivo de Word, la aplicación se encargará de todo. Y un solo índice no necesita contener solo una fuente de datos; puede contener múltiples fuentes de datos. De esa manera, un índice puede contener documentos normales, archivos de correo electrónico y datos basados ​​en la web, lo que permite una búsqueda integrada.
Entonces, ¿en qué consiste este índice de búsqueda? El índice es solo una hoja de ruta interna que permite al motor de búsqueda buscar instantáneamente en terabytes. El índice almacena cada palabra o número único en datos de texto completo y metadatos y la ubicación de cada palabra o número en esos datos. Los índices pueden residir en su propia PC o computadora portátil, lo que le permite buscar instantáneamente sus propios datos personales.
También pueden ubicarse en una unidad de red compartida o en un sitio web de acceso en línea, lo que permite consultas simultáneas multiusuario instantáneas. Una vez que el motor de búsqueda encuentra archivos que coinciden con una solicitud de búsqueda, el motor de búsqueda puede mostrar el texto completo de los archivos con resultados resaltados para una fácil revisión. ¿Qué tipo de búsqueda puede admitir su motor de búsqueda? Ahí es donde puede ser creativo, con más de 25 funciones de búsqueda diferentes para seleccionar individualmente o "mezclar y combinar".
La búsqueda en lenguaje natural le permite ingresar una solicitud de búsqueda en “inglés simple” como la nota de Sam Smith y encontrar archivos pertinentes. Es importante destacar que si la palabra memo aparece en millones de archivos, pero Sam y Smith solo aparecen en unos pocos archivos, la clasificación de relevancia colocará los archivos que contienen a Sam y Smith en la parte superior de la lista. De esa manera, no tendrá que revisar un millón de archivos de notas no relevantes primero.
La búsqueda de frases le permite buscar a Sam Smith solo si aparece como una frase. También puede buscar a Sam Smith solo si aparece en la parte superior de un archivo, o solo si aparece en metadatos específicos. La búsqueda booleana le permite ingresar solicitudes de búsqueda más estructuradas utilizando y / o no operadores, como ("Nueva York" o "Nueva Jersey") y ("Sam Smith" o "Bob Jones") y no "pastel de calabaza".
”La búsqueda de proximidad le permite encontrar a Sam solo si aparece dentro de X palabras de Smith. Además, puede especificar si Sam y Smith pueden aparecer dentro de X palabras entre sí en cualquier dirección, o con una delante de la otra. La búsqueda de conceptos amplía su búsqueda a sinónimos de cualquier término de búsqueda que ingrese.
La búsqueda fonética encuentra palabras que suenan igual, como Smythe en una búsqueda de Smith. Stemming encuentra variaciones en los finales, como carreras, correr, corredor cuando ingresas a correr. La búsqueda con comodines le permite insertar un signo de interrogación para contener solo un espacio de una letra o un asterisco para contener varios espacios de letras.
También puede buscar datos numéricos para encontrar números o fechas específicos, o números o fechas en un rango determinado. La ponderación de términos positiva y negativa le permite asignar diferentes ponderaciones a los términos de búsqueda para "anular" la clasificación de relevancia predeterminada. Puede especificar una clasificación más alta o más baja donde aparezca el término de búsqueda, o solo si el término de búsqueda aparece en metadatos específicos o, por ejemplo, cerca de la parte superior de un documento.
Por último, existe la muy importante búsqueda difusa que le permite examinar los errores ortográficos de una palabra, como puede ocurrir fácilmente en los correos electrónicos o cuando un archivo como un PDF se guarda después de un proceso de OCR. Suponga que está buscando pastel de calabaza y está mal escrito pastel de pumjin en un correo electrónico. Un nivel bajo de búsqueda aproximada podría encontrar ese error ortográfico.
Si tiene documentos en diferentes idiomas, no hay problema. La aplicación admitirá automáticamente cualquier texto Unicode del ruso al chino, al hebreo al sueco. Incluso puede decirle al producto que marque cualquier número de tarjeta de crédito.
De esa manera, en caso de que una tarjeta de crédito haya ingresado accidentalmente en un archivo de su red, el producto puede encontrarlo por usted. Para la búsqueda de tipo forense, la aplicación también puede generar valores hash para cada archivo y luego buscar valores hash específicos. ¿Está listo para aplicar un motor de búsqueda a sus propios datos rebeldes? Vaya a dtSearch.
com y descargue ahora una versión de evaluación de 30 días completamente funcional. Una resolución de año nuevo ... ¡hecho! Elizabeth Thede es directora de ventas de dtSearch. Abogada de formación, Elizabeth ha pasado muchos años en la industria del software.
En casa, cultiva muchas plantas y tiene un perro de rescate que se porta mal pero es muy lindo. Elizabeth también escribe artículos técnicos y es colaboradora habitual de The Price of Business Nationally Syndicated by USA Business Radio, con artículos actuales en el USA Daily Times y The Daily Blaze.