Silencio y video encendido: consejos para generar confianza y compromiso

por Marsha Acker, directora ejecutiva de TeamCatapult y autora de "El arte y la ciencia de la facilitación: cómo liderar una colaboración eficaz con equipos ágiles" La confianza afectiva es la forma de confianza más fuerte y duradera. Se crea gradualmente a medida que las personas se van conociendo y es fundamental para un trabajo en equipo eficaz y comprometido, ya sea que se reúnan en persona o en línea. También se necesita una facilitación activa: alguien que ayude a diseñar el entorno adecuado y ayude al equipo a establecer nuevas normas sociales que acuerden defender colectivamente.
Para tener el mayor impacto en hacer que sus reuniones virtuales sean más atractivas, divertidas y productivas, comience con estas dos normas: No hay mejor manera de catalizar una mejor conexión de equipo que pidiendo a las personas que estén en un lugar tranquilo para que puedan estar APAGADOS. ¿Por qué? Porque escuchar a la gente reírse de un chiste, suspirar o hacer rápidamente una pregunta de seguimiento crea una conexión. Proporciona retroalimentación instantánea al orador para que se sienta reconocido y escuchado.
A menudo, en las reuniones virtuales falta un paisaje sonoro compartido y colectivo, y es la piedra angular para generar confianza afectiva y un mejor trabajo en equipo. Consejos para que funcione: El perro que ladra de fondo o el coche que pasa son parte de la vida diaria. ¡Normaliza estos ruidos! Asegúrese de que sucedan, siempre y cuando no sean continuos o demasiado perturbadores.
Use el silencio solo si se vuelven distractores, y luego vuelva a unirse a la conversación cuando pueda. Cuando todo el mundo está en silencio, a veces "chocan" entre sí, cuando dos o más personas hablan al mismo tiempo. Cuando ocurran colisiones, déle un momento a los altavoces para que decidan quién irá primero.
Las colisiones no solo permiten que el grupo sea responsable entre sí, sino que aumentan la energía general en la sala virtual. En un estudio de Forbes y Zoom, al menos el 81% de los ejecutivos dijeron que encontraron que la videoconferencia podría fortalecer las relaciones, aumentar la comprensión, mejorar la calidad de la comunicación, mejorar la efectividad del equipo, impulsar el compromiso y promover una empatía y cooperación más profundas. Cuando se trata de generar compromiso y confianza, es fundamental poder vernos.
Es la única forma en que podemos leer la sala virtual. Cuando haces una pregunta y simplemente te quedas en silencio, el video proporciona indicadores de comportamiento sobre lo que les está sucediendo a las personas. Un miembro del equipo podría estar dirigiéndose a un niño que necesita algo, otro podría estar mirando hacia arriba o hacia abajo de manera reflexiva.
Con el video encendido, el equipo tendrá una mejor idea de cuánto espacio debe dejarse el uno al otro para pensar y nadie estará sentado allí preguntándose si están solos. Consejos para que funcione: Perdemos mucho tiempo apareciendo solo parcialmente. Cuando hay un desequilibrio en la participación, afecta a todos y reduce la calidad de la experiencia y la conversación del grupo.
Al igual que con las reuniones en persona, el video significa que puede ver cuando los miembros del equipo no responden. Para evitar esto, cree una norma de grupo para estar completamente dentro o fuera. Si toma la decisión consciente de estar completamente al margen, obtenga las notas de resumen después de la reunión.
A menudo, los miembros del equipo que intentan realizar múltiples tareas durante el tiempo de reunión utilizan la desactivación de video; simplemente no quieren ser obvios al respecto. Pero la verdad es que no podemos realizar múltiples tareas, no importa lo que pensemos. Lo que podemos hacer es "cambiar de tarea". Y cuando lo hacemos, nuestras tareas terminan demorando un 40% más en completarse, y nos desconectamos de la conversación grupal. Si necesita escribir ese correo electrónico, debe saltarse la reunión y escribir el correo electrónico. Para aprovechar los beneficios de una cultura de reuniones de "video desactivado", cree una norma de grupo que dé prioridad a las reuniones de presencia y diseño que fomenten la participación activa.
Introducir nuevas normas a su equipo puede ser un desafío. Esté preparado para que las personas retrocedan y tómese el tiempo para escuchar las preocupaciones de todos. A las personas se les ha enseñado que es de mala educación dejar el silencio y que no quieren almorzar en video frente a todos.
Después de haber escuchado realmente las inquietudes, pregunte a las personas si estarían dispuestas a probarlo durante una semana sabiendo que tiene el potencial de tener un impacto positivo y productivo en el equipo. Después de la semana, puede revisar las nuevas normas y ver cómo se siente la gente. No se trata de hacer que las personas hagan algo que no quieren hacer.
Se trata de pedirles a las personas que prueben algo nuevo. Puede ser incómodo para las personas al principio, pero el resultado son mejores resultados para el colectivo: mejores conversaciones, más voces que se escuchan, mayor productividad y más participación positiva. Casi ningún equipo querrá volver a la forma en que estaban trabajando.
Cuando nos reunimos de forma virtual, no siempre podemos evitar una conexión a Internet inestable, pero crear una conexión de equipo puede ser tan fácil como mantener el sonido y el video encendidos. Marsha Acker es una facilitadora profesional y una ejecutiva y entrenadora de equipos con 25 años de experiencia apoyando a los líderes mientras abordan desafíos complejos y encabezan el cambio en sus organizaciones. El fundador y director ejecutivo de TeamCatapult es autor de “El arte y la ciencia de la facilitación: cómo liderar una colaboración eficaz con equipos ágiles”.
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