Cómo usar eficazmente el módulo de orden de compra en Fishbowl - Young Upstarts

Publicado por el 27/03/20 • Categorizado como En los negocios, las órdenes de compra son importantes para establecer el contrato de venta antes de enviar una factura. El sistema de gestión de inventario de Fishbowl puede ayudar a las empresas con el proceso de creación y emisión de órdenes de compra a través de su módulo de Orden de compra. Las empresas pueden agregar artículos de devoluciones de crédito, artículos subcontratados, piezas y artículos varios a una orden de compra.
Estas son algunas funciones del módulo PO que necesita saber. Primero debe abrir el módulo Orden de compra y hacer clic en el botón Nuevo. El botón Nuevo creará un nuevo pedido de compra.
En el campo Proveedor, seleccione el proveedor del pedido haciendo clic en el botón Buscar. Si el proveedor aún no está en su sistema, elija Agregar nuevo para crear un nuevo proveedor. Puede encontrar Agregar nuevo en la parte inferior de la lista desplegable de proveedores.
Si bien la fecha predeterminada será la fecha en que se crea la orden de compra, se puede cambiar haciendo clic en el botón Calendario o escribiéndola en el campo. Los números de pedido también se pueden cambiar manualmente. Además, la clase y el grupo de ubicación de un pedido se pueden ajustar en la parte inferior del pedido.
Una vez que haya realizado todos los cambios que necesita, puede hacer clic en el botón Guardar. En el campo Cantidad, ingrese la cantidad deseada para la orden de compra. Una vez que hayas hecho esto, elige la parte que deseas agregar.
Hay algunas formas diferentes de hacerlo. Puede hacer clic en el campo Parte y seleccionar la parte de la lista desplegable, puede escribir la parte para buscarla o puede hacer clic en el botón de búsqueda para abrir la Búsqueda avanzada de partes. Si la pieza ya está allí, haga clic en ella y, si no está, presione Entrar para agregarla.
Además, al hacer clic en el botón Agregar artículo también le permitirá agregar un artículo a la orden de compra. El último costo del proveedor para una parte se extrae automáticamente cuando se agrega una parte a la orden de compra. El costo será de $ 0 inicialmente si no se ha comprado un artículo del proveedor seleccionado.
Escribir en el campo Costo le permite a una empresa cambiar manualmente el costo. El nuevo costo se guardará una vez que se haya emitido o completado el pedido. Además de agregar elementos, también puede modificar los tipos de elementos y editar un elemento.
Si necesita cambiar el tipo de elemento, haga clic en el campo Tipo de un elemento de línea y elija de la lista de tipos. Cuando un artículo necesita ser modificado, puede editarse en la tabla Artículo de pedido escribiendo en el campo. Puede editar muchos campos diferentes de un artículo, incluidos Precio, Cantidad, Número de proveedor, Notas y Tipo.
Hacer doble clic en una línea de pedido también le permitirá editar detalles como Fecha, Descripción y Clase. Una vez que haya terminado sus ediciones, puede hacer clic en Aceptar para cerrar la ventana Editar y guardar los cambios haciendo clic en Guardar en la barra de herramientas del módulo. Cuando se agregan artículos a la orden de compra, se debe enviar una solicitud de oferta al proveedor.
Una vez que se recibe una respuesta del proveedor, es posible que sea necesario editar los ajustes de Precio, Cantidad y otros campos. Una vez que se han realizado las modificaciones, se debe emitir la orden. Al hacer clic en el botón Emitir, se emitirá el pedido de compra.
El pedido se guardará automáticamente y se moverá a la siguiente parte del proceso. Los recibos se crean para los artículos de tipo de compra emitidos, y se crea una selección para los artículos de tipo de crédito y los artículos de tipo de subcontratación emitidos. El estado de un pedido de compra se puede encontrar en el campo Estado.
Hay algunos estados diferentes a tener en cuenta con un pedido de compra. El estado de Solicitud de oferta indica que se creó una orden de compra, pero no se emitió. El estado Emitido indica que se ha emitido un pedido de compra, pero no se ha recibido.
El estado parcial significa que algunos artículos se cumplen, pero no todos se han cumplido por completo. El estado Cumplido indica que un pedido de compra ha alcanzado su cumplimiento completo, Cerrado en corto indica que el pedido comprado se cerró en corto y Anulado significa que el pedido de compra se anuló. Por último, los tipos de devolución de crédito y subcontratación tienen otros tres estados potenciales. Se toman diferentes pasos para completar un pedido según el tipo de artículo. Los tipos de compra se cumplen al recibir y conciliar el artículo.
El pedido actual en el módulo de Recepción se puede abrir haciendo clic en Recibir PO en el módulo de Orden de Compra. Los artículos del tipo de devolución de crédito se cumplen mediante la selección, el embalaje y el envío de un artículo. Los artículos de tipo subcontratados se cumplen de manera similar a través de la primera selección, embalaje y envío de un artículo, luego, después de eso, recibir y reconciliar el artículo.
Algunos de los botones en el módulo Orden de compra ya se han discutido. Hay algunos otros con los que también puedes estar familiarizado. El botón Eliminar elimina cualquier pedido de compra que se encuentre en el estado Solicitud de oferta.
Dos botones reemplazarán el botón Eliminar en diferentes circunstancias: el botón Anular y el botón Cerrar corto. El botón Anular es una opción para pedidos que tienen un estado emitido. El pedido se anulará en lugar de eliminarse.
El botón Cerrar corto es la opción que aparece cuando un pedido se ha completado parcialmente. Cuando hace clic en el botón Cerrar corto, cerrará en corto la parte no cumplida de un pedido. Junto con estos botones, está el botón Para recibir que abre las órdenes de compra actuales en el módulo Receptor, el botón Auto PO, que crea órdenes de compra para artículos que tienen cantidades bajas, y muchos otros botones.
Familiarizarse con todos ellos puede ser útil para usar el módulo de Orden de compra de manera efectiva para su negocio. La capacitación de inventario Fishbowl es útil para gerentes y empleados para aprender a usar todos los módulos en el software Fishbowl. Young Upstarts es un blog de negocios y tecnología que promueve nuevas ideas, innovación y emprendimiento. Se enfoca en destacar a los jóvenes y las pequeñas empresas, celebrando su visión y su papel en cambiar el mundo con sus ideas, productos y servicios.